南京工业大学综合档案借阅利用制度

为了充分发挥档案信息资源的整体功能,满足学校与社会的利用需求,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定,制定我校档案借阅利用制度:

一、凡利用本馆馆藏开放档案,本校教职工须持工作证或所在部门(单位)证明,学生须持学生证或所在院系证明,外单位人员须持身分证或介绍信,受委托查询人员须持本人身分证、委托书、委托人身分证复印件或相关介绍信,否则不予接待。

二、凡利用本馆尚未开放的档案,除须持有上述证件外,必须加办审批手续,方可利用:

1、本校人员利用保密档案或非本部门产生的未公开档案,需经相关部门领导批准并注明阅档范围;

2、外单位人员利用此类档案,要经档案馆馆长和相关部门领导批准。

三、为了保证档案的安全,在不能确认查询人身份的情况下,不接受查询。原则上不接受电话查询。不能到馆查阅档案的,可来函查询,函内需提供介绍信或证件的复印件。

四、利用档案须认真填写《南京工业大学档案查阅、借阅利用登记表》。馆藏档案原则上不外借,校内利用人员确因工作需要,须经馆长和相关部门领导同意,并办理借出手续,方可借出。重要档案还需分管校长同意,才能借出。借阅时间一般不应超过两个星期,逾期不还者,按规定酌情处理。保密档案一律不外借。

五、利用者要爱护档案,要对档案的保密、安全、完整负责,不得随意增删、涂改、转借,更不能丢失,如发现违规者,视情节轻重,按照法规要求,给予处罚。

六、利用档案的单位和个人未经本馆同意,不得擅自公布本馆档案。

七、利用档案人员未经允许不准擅自拍照、抄录、复印,特殊、珍贵档案一般不予复印(制)。

八、利用档案结束后,利用者应如实填写《档案利用效果登记表》,留馆备查。

九、非为本校工作服务的社会或个人利用档案,根据国家档案局、国家物价局《关于利用档案收费规定的通知》精神,酌情收取相关费用。

十、凡向本馆寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,本馆将维护其合法利益。



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