关于2020届本科毕业生档案整理转递的通知

作者:高静 时间:2020-06-04 点击数:

各学院:

我校2020届毕业生即将毕业离校,为妥善做好毕业生档案的整理与寄送工作,现就有关事项通知如下:

一、整理时间及流程

1、6月12日前将已上传的派遣数据导出后发送至邮箱gj@njtech.edu.cn或通过QQ在线传送(数据表格内容详见附件1

2、6月15日以后,以学院为单位,凭毕业生名单到学生档案科(档案馆301)统一领取毕业生档案;同时领取EMS邮寄面单和包装袋

3、6月30日前,各学院根据要求自行完成档案整理工作:

4、6月30日-7月2日(上午)附件2排好的时间顺序将整理好的档案交回学生档案科。


二、整理要求

1、毕业生档案整理工作政策性强、工作量大、时间紧、任务重,请各学院高度重视,并指定专人负责落实。

2、毕业生档案由毕业班辅导员负责整理,不得给学生本人查看档案材料,注意做好保密工作。

3、整理毕业生档案的老师要本着严肃、认真、真实、保密和负责的态度与原则,全面完整地整理好毕业生档案,切勿装错、漏装或丢失档案及弄虚作假。装袋前彻底核对袋内材料是否与装入材料是否为同一学生,尤其是同名同姓的学生。

4、严禁擅自涂改、更换、销毁任何档案材料,违者将追究有关责任。

三、整理材料

毕业生档案材料一般有:

1、进入我校前的档案材料(主要是高中学籍材料和高考报考录取材料等);(档案袋已有)

2、南京工业大学学生卡(入学时)(学院核对,如未加盖公章请补盖)(档案袋已有,无需重复装入)

3、高校毕业生登记表(加盖公章)

4、高校学生成绩总表;

5、毕业生就业通知书(报到证白联)

6、学生奖惩材料(主要是校级及以上的评优评奖登记表或评审表,以及处分决定等);

7、学生的党员、团员(团员证请勿放入,如有,请拿出交给学生本人)材料;

8、学生入伍、支教等材料(曾入伍及支教的学生);

9、在学校形成的其它有必要装入档案的材料。

四、装档及寄档登记要求

1、今年我校毕业生档案按省里要求全部通过“高校毕业生专用EMS”寄递,各学院按照本通知中的各项要求整理并装入EMS统一密封袋,贴《EMS详情单》封装。

2、整理好的学生档案按以下要求分类移交:

(1)第一类——留存在学校的。包括考上本校研究生留校工作延迟毕业的学生档案,整理好后档案袋、不密封,不包装,直接移交

(2)第二类——对外邮寄的。包括就业派遣考上外校研究生的毕业生档案;1)将各项材料装入原校档案袋封口贴封条盖章;2)装入EMS统一密封袋封口并贴上EMS详情单;3)在密封袋封口处盖学院骑缝章;4)按专业班级和学号排好顺序后移交。

3、所有学生归档材料都必须装档上交,不允许任何学院任何人擅自留存毕业生档案,若有此类情况,要追究有关责任。

4、所有寄往地市(县)人才中心的档案,如无确切地址的,可以不写。

5、所有考取外校研究生档案地址应按对方学校要求填写。

6、所有寄往公司单位的档案地址应尽可能详细准确,应提供联系人及联系方式。

7、档案投递单位必须具备人事档案保管资质,如没有,应寄往生源地人才服务中心。严禁转递到无档案保管资质的单位尤其是私营、民营企业,否则有退档甚至档案丢失的风险。


                         南京工业大学档案馆

                          2020年6月4日


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