关于做好2021年档案归档工作的通知

作者:张文元 时间:2021-03-10 点击数:

各部门、各学院:

为加强学校的档案管理,强化收集力度,确保归档的各类文件材料的齐全、完整,更好地服务于学校中心工作,记录学校发展历程。现就做好2021年我校各类常规性档案材料归档、专题档案资料归档和校史档案资料收集工作的有关事项通知如下:

一、常规性档案材料归档范围及要求

1.常规性档案材料归档是指:2020年度由本校各立卷单位职能活动所形成和处理完毕的各类文件材料,照片(包括毕业生合影)、录音、录像、光盘,证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗,获赠的书画、工艺品及其他有纪念意义的物品等声像、实物类材料;鼓励个人档案所有者向档案馆捐赠或寄存。

2.各部门、各学院按照南京工业大学各部门文件材料归档范围与保管期限(详见档案馆网页)的要求,认真梳理本部门在2020年度工作活动中形成的对学校有保存价值的各种文件材料。

3.坚持纸质档案材料和电子档案材料同步归档。归档文件材料包括纸质文件、电子文件、照片、音像、实物等各种文件材料,归档的文件材料应质地优良、声像清晰、书绘工整,符合规范和标准。研究生学位档案、学籍档案材料需同时提交电子文件,照片需同时将电子底片归档,实物档案须拍摄电子照片归档。通过OA系统流转的发文由档案馆集中打印归档,各部门、各学院无需再归档。

4.归档材料应按一定的顺序进行分类整理,每份材料都应齐全、完整、准确,并打印文件清单,办理移交手续。具体流程及要求请参见档案馆网站上的归档工作一般流程(档案馆首页-业务指导-归档工作-归档流程)。

、专题档案资料归档范围及要求

为高质量完成建党100周年庆祝活动的档案收集工作,全面记录我校各单位各部门举办建党100周年重大庆典活动形成的纸质、照片、音像、实物、电子文件等各种文件材料,留存和守护红色记忆,进一步拓展红色档案收集渠道,充分彰显档案独特价值。按照贯彻重大活动档案收集管理常态化要求,请各单位在活动结束6个月内,按照工作程序和要求将形成的归档文件移交档案馆,做到应收尽收、应归尽归。“中国共产党成立100周年庆祝活动”文件材料归档范围(见附件1)

三、校史档案资料的接收和征集工作

为全面、真实、生动展示学校建设和发展面貌,丰富档案馆馆藏,展示建校20周年的丰硕成果,体现百年南工丰厚的历史文化底蕴,更好地发挥爱国爱校育人作用,请各单位、各部门按校史档案资料征集内容(见附件2)广泛开展收集工作,同时欢迎提供相关线索。

四、归档时间和要求                  

1.常规性档案材料归档工作从3月份开始,并于今年6月15日前完成全部材料的归档。请各部门、各学院高度重视档案立卷归档工作,确保兼职档案员有足够的时间整理归档文件材料,努力做到应归尽归,使2020年度的文件材料收集齐全、完整。之前年度若有归档材料尚未移交的也应及时补交归档。

2.科研和基建档案材料请在工作完成、项目完成通过鉴定或验收后3个月内归档,专题性档案材料在活动结束后6个月内归档。

3.档案馆常年开展校史档案资料的征集工作。

五、归档文件材料移交

移交材料包括:归档范围内的文件材料(包括与纸质文件相对应的电子文件,可发至邮箱);文件移交清单;备考表(可从档案馆网页上下载)。

六、联系人及联系方式

在文件材料归档过程中,如有疑问或需调整归档时间,请及时与档案馆联系,我们将努力帮助您解决遇到的各类问题,以确保归档材料的齐全、完整和规范。

联系人:张文元  朱佳  电话:58139302 
            陈晔华  钱婷  电话:58139307

冯桂珍   郑爱军 张烨  电话:58139306    
电子邮箱:
dag@njtech.edu.cn

 

                            
                                                             2021年3月9日

 

 

附件:1. “中国共产党成立100周年庆祝活动”文件材料归档范围

2. 校史档案资料征集范围

 

 

 

 

附件1

“中国共产党成立100周年庆祝活动”文件材料归档范围

 


序 号

类 目 名 称

1

领导指示、批示,机构成立及分工文件材料,工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结,会议材料,奖惩材料,大事记、宣传报道,各单位按照分工或职责形成的其他文件材料;

2

文艺演出、艺术创作、影视作品、专题学术研讨、展览展示等形成的相关材料;

3

照片、录音、录像;

4

业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息;

5

印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物;

6

其他具有保存利用价值的文件材料。

 

 

附件2

校史档案资料征集范围

 


序 号

类 目 名 称

1

国家、省市领导人、社会知名人士以及重要外宾来校参观、视察、访问或讲演时的照片、视频、讲稿、纪念品、题词和相关报刊等,曾受到国家、省市领导人接见的集体、个人、工作合影照片等。

2

各个时期学校主要负责人和知名教授的个人照片,聘任书、证书,论著、手稿、日记、信函、获奖材料等的原件,以及在校期间使用过的有纪念意义的物品等实物。

3

学校师生员工参加国内外各类重要活动,如社会活动、学术活动、各种赛事等的资料、照片,实物包括作品、奖品、纪念品、证书等。

4

学校集体和师生员工个人获得省、部级以上各类表彰奖励的奖杯、奖状、奖章、荣誉证书等。

5

反映学校不同时期风貌的校园建筑、校园风光的老照片、匾额,历届毕业生合影照片、毕业纪念册、师生间赠言题录。带有老校名印记的实物,学校各个时期校标、校徽、纪念章、校牌、校歌,毕业证书、学位证书、毕业文凭,学生证、借书证、记分册、录取通知书、毕业派遣证等。

6

我校教职工主编的教材、专著、译著以及学校早期教师备课讲义手稿、教学笔记、早期的学生作业本、师生往来信件等。学校早期形成和使用过的有史料价值的教案、教具模型、教师自制教具等资料、实物、照片等。

7

知名校友自传、事迹介绍或相关资料、实物、照片等,校友赠送给学校具有保存展出价值的实物,包括校友个人创作的作品,如绘画、书法、模型、工艺等。

8

与国内外机构、高等学校交流合作及国内外机构、人士捐资助学的资料、实物、照片等。

9

学校组织的大型活动收到的祝贺函电、礼品及照片等,个人赠送给我校的反映重要活动的纪念品等。

10

国家、省市级新闻媒体对学校重大事件、活动、人物的报道。

11

能够反映学校特定历史背景的回忆录、访谈录、专题调研等史料。

12

其他有史料价值和陈列价值的资料与实物。

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