南京工业大学档案馆于2002年4月由原南京化工大学、原南京建筑工程学院综合档案室合并组建，为江苏省档案工作四星级单位。馆址坐落于江浦校区明正西楼，现有工作人员13名，内设综合档案科、学生档案科、数字档案与技术科三个科室，统筹全校各类档案管理，同时负责各二级单位档案业务指导。

学校设立档案工作委员会，由学校党委副书记刘大卫担任主任，档案馆馆长杨芳任副主任；全校各单位明确一位处级领导分管档案工作，配齐兼职档案员，构建起由专兼职档案员150余人组成的全域管理体系，为档案工作规范开展织牢组织网络。

馆内保有原南京化工大学、原南京建筑工程学院、南京工业大学三个档案全宗，馆藏源头可溯至1948年。档案资源体系覆盖办学治校、教学科研、人才培养等核心领域，完整留存学校发展脉络、办学底蕴。

截至2025年12月，集中归口管理党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品与科技开发、出版物、外事、财会、声像等多门类档案9万余卷、36万余件，档案总排架长度近4800米。

档案馆持续推进信息化建设、数字化转型，依托南大智星档案管理网络系统实现标准化管控。2006年完成档案系统与校园OA系统对接，打通电子公文在线归档通道； 2010年启动数字档案馆建设，完成馆藏资源数字化加工，搭建全文数据库与专题查询平台。2020年上线省内首款高校学生档案管理专属管理系统，依托二维码标签实现学生档案全流程信息化管理；同步运维网站与微信公众号，搭建线上档案信息服务与文化展示矩阵。

立足档案编研与文化赋能，馆内持续产出特色成果，先后编撰《南京工业大学年鉴》（2002-2024年）《南京工业大学纪事（1953-2009年）》《南京工业大学大事记》（2001-2020）等系列资料。聚焦校园文化建设与传承，先后策划举办《南工大红色记忆展》《大先生时钧——纪念时钧诞辰110周年档案史料展》《创业之路——服务社会经济成果专题史料展》《百年树人——南京工业大学教学档案专题展》《南工大123年办学路》等多场专题史料展，2022年制作《大先生·时钧》优质微视频。2006年9月建成校史陈列室，2025年9月实体校史馆与数字校史馆同步落成，成为学校文脉传承、文化育人的核心阵地。

档案馆坚守服务初心，坚持创新赋能，行业与校级荣誉成果丰硕：2004年获评江苏省省级“巾帼示范岗”、2005年获评“巾帼示范明星岗”（全省在宁高校中唯一），2013年、2015年两次获评“江苏省高校档案工作先进集体”，2018年获评“江苏省高校档案工作先进单位”； 2003年、2007年党支部两次获评校级先进党支部，常态化获评校 “优质服务窗口竞赛先进单位” “治安综合治理工作先进集体”“新闻宣传工作先进集体”“校巾帼文明岗”等多项校内集体荣誉。

档案馆位置图