为了充分发挥档案信息资源的整体功能，满足学校与社会的利用需求，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定，制定我校档案借阅利用制度：

一、凡利用本馆馆藏开放档案，本校教职工须持工作证或所在部门(单位)证明，学生须持学生证或所在院系证明，外单位人员须持身份证或介绍信，受委托查询人员须持本人身份证、委托书、委托人身份证复印件或相关介绍信，否则不予接待。

二、凡利用本馆尚未开放的档案，除须持有上述证件外，必须加办审批手续，方可利用：

1、本校人员利用保密档案或非本部门产生的未公开档案，需经相关部门领导批准并注明阅档范围；

2、外单位人员利用此类档案，要经档案馆馆长和相关部门领导批准。

三、为了保证档案的安全，在不能确认查询人身份的情况下，不接受查询。原则上不接受电话查询。不能到馆查阅档案的，可来函查询，函内需提供介绍信或证件的复印件。

四、利用档案须认真填写《南京工业大学档案查阅、借阅利用登记表》。馆藏档案原则上不外借，校内利用人员确因工作需要，须经馆长和相关部门领导同意，并办理借出手续，方可借出。重要档案还需分管校长同意，才能借出。借阅时间一般不应超过两个星期，逾期不还者，按规定酌情处理。保密档案一律不外借。

五、利用者要爱护档案，要对档案的保密、安全、完整负责，不得随意增删、涂改、转借，更不能丢失，如发现违规者，视情节轻重，按照法规要求，给予处罚。

六、利用档案的单位和个人未经本馆同意，不得擅自公布本馆档案。

七、利用档案人员未经允许不准擅自拍照、抄录、复印，特殊、珍贵档案一般不予复印(制)。

八、利用档案结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留馆备查。

九、非为本校工作服务的社会或个人利用档案，根据国家档案局、国家物价局《关于利用档案收费规定的通知》精神，酌情收取相关费用。

十、凡向本馆寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，本馆将维护其合法利益。