让档案搭乘信息化的高铁到达你身边——南京工业大学档案信息化建设初现成效-南京工业大学档案馆

让档案搭乘信息化的高铁到达你身边——南京工业大学档案信息化建设初现成效

作者：时间：2018-05-31 点击数：更新时间：2022-10-10

    “我是82年的毕业生，时间很久远了，关于我的材料还能查到吗？”
    “老师，我人在外省，能委托您帮忙办理查档吗？”
    “我研究生复试需要本科成绩单，明天就要用了！老师能帮我想办法吗？”
    ……
    面对每日众多焦灼甚至诚惶诚恐的咨询电话，档案馆都给出了响亮的回答：“能！”
    用心服务，为广大师生员工和校友提供优质档案服务，一直是我们工作的追求。用心服务，写进了档案服务承诺，公开接受监督。
    用心服务从来不是一句空话，如何让馆藏档案资源活起来，更快更好更精准地提供档案信息服务，提升服务质量效率和质量成为档案人一直为之奋斗的目标。“十三五”以来，档案馆把工作重心瞄准了档案信息化，力求通过信息化助力档案利用服务的开展。
    信息化的蓝图是宏伟的，但资金是紧张的，每年十多万的建设经费与兄弟高校动辄百万的投入比相形见绌、跟馆藏档案数量比只能说是杯水车薪，那么，好钢用在刀刃上，以最少的投入获得最大的产出比，满足最大限度的利用需求就成为了决胜的关键。两年多时间，档案馆利用极为有限的经费将馆藏档案中自1950年至2017年历年学生的学籍卡、成绩单、招生录取名册、毕业证书学位证书发放记录、毕业生派遣名册等资料全部进行了数字化扫描并进行了详细著录，此外，较为常用的专利证书档案、实物档案也都进行了数字化扫描或拍摄。为了方便用户查询利用，档案馆不仅建设了门户网站，还开通了微信公众号，把档案系统跟学校OA系统进行了无缝连接以收集电子公文，最近，档案管理系统还嵌入都学校融合门户网站中，向广大师生员工开放查询入口。
    迄今为止，基于信息化建设到底为档案信息服务带来了哪些新气象呢？
    查询并在线打印一个毕业生从入学到毕业的档案材料，仅需不到两分钟；
    只要通过在线身份验证，毕业生就可以享受代查代办档案查询利用，电子邮件顷刻即到，快递一般次日可达，无需千里迢迢亲临现场，燃眉之急瞬间可解；
    只要拿起手机，应届毕业生能及时追踪自己的个人档案的去向，研究生新生能知悉个人档案是否已被学校安全接收；
    南京工业大学3D数字校史馆自2017年上线后，只要打开网页，或者关注档案馆微信公众号，就能在线轻松浏览，享受穿越百年的时空盛宴。
    信息化建设还在向前推进中，为了您的需要，我们始终在努力……