各学院：

我校2023届研究生即将毕业离校，为妥善做好档案的整理与寄送工作，现就有关事项通知如下：

一、整理时间及流程

1、6月9日前，各学院凭毕业生名单领取档案；

2、6月10日前，各学院将第一批毕业生派遣数据发送至邮箱；32716762@qq.com或通过QQ在线传送（数据格式详见附件1），发送文件名称为“**学院2023届研究生派遣数据”；

3、6月13-14日，领取EMS封装袋及邮寄面单；

4、6月19日前，各学院根据要求自行完成档案整理工作；

5、6月19日-6月30日各学院根据自己进度尽快将整理好的档案交回学生档案科。

二、整理要求

1、毕业生档案整理工作政策性强、工作量大、时间紧、任务重，请各学院高度重视，并指定专人负责落实。

2、毕业生档案由毕业班辅导员负责整理，不得给学生本人查看档案材料，注意做好保密工作。

3、整理毕业生档案的老师要本着严肃、认真、真实、保密和负责的态度与原则，全面完整地整理好毕业生档案，切勿装错、漏装或丢失档案及弄虚作假。装袋前彻底核对袋内材料与装入材料是否为同一学生，尤其是同名同姓的学生。

4、严禁擅自涂改、更换、销毁任何档案材料，违者将追究有关责任。

三、整理材料

*毕业生档案材料一般有：

1、高中阶段材料（已有）

2、本科阶段材料（已有）

*需要装入的材料：

3、硕士（博士）学位申请书（1份，需盖章）；

4、毕业生研究生登记表（1份，需盖章）

5、学位授予决定（1份）

6、成绩单（1份）

7、党（团）员材料（留存在学院的党员材料一定要装入）；

8、学生入伍、支教等材料（曾入伍及支教的学生）；

四、装档及寄档登记要求

1、毕业生档案按省里要求全部通过“高校毕业生专用EMS”寄递，各学院按照本通知中的各项要求整理并装入EMS统一密封袋，贴EMS邮寄面单。

2、整理好的学生档案按以下要求分类移交：

（1）第一类——在本校升学读博的

交回、不密封、无需装EMS袋、不贴面单

（2）第二类——对外邮寄，对应导出表格“就业+外校博”。包括就业派遣及考上外校博士研究生的档案；1）将各项材料装入牛皮纸档案袋，封口贴白底红字封条盖学院骑缝章；2）装入EMS塑胶密封袋封口、贴白底灰字封条、贴邮寄面单，封口处盖学院骑缝章； 3）按专业学号排好顺序后移交。

交回、密封、需装EMS袋

（3）第三类——暂留，包括由于学位及其它原因暂时为派遣的档案

暂时留存学院（开学后统一交回），如后续有去向，按照上述要求封装；

工作时间：每周一次交回学生档案科处理，数据需提前一天发送以便打印面单；

暑假时间：按照学生档案科值班时间交回处理，数据需提前一天发送以便打印面单；

3、所有考取外校研究生档案地址应按对方学校要求填写。

4、所有寄往公司单位的档案联系方式应尽可能详细准确。

5、档案投递单位必须具备人事档案保管资质，如没有，应寄往生源地人才服务中心。严禁转递到无档案保管资质的单位尤其是私营、民营企业，否则有退档甚至档案丢失的风险。

                    南京工业大学档案馆学生档案科

                   2023年6月5日