一、学校实行文件材料形成部门和课题组立卷的制度。各部门应归档的文件材料由文件材料形成者配合部门兼职档案员按照文件材料的形成规律整理，按照《南京工业大学归档文件整理规则》进行修整、装订、分类、排列、编号、编目、装盒、排架，注明密级和保管期限，经本单位负责人审查签字后按时向档案馆移交。各单位必须按照国家规定，定期向学校档案馆移交档案，不得以任何借口拖延或拒绝归档。
    二、学校档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产和科技开发、出版物、外事、财会、声像、实物、底图、人物等14类和人事档案、学生档案，各类档案的归档范围和保管期限按《南京工业大学档案归档范围和保管期限》执行，凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。
    三、对于反映学校历次重大活动和校容校貌的声像材料（包括录音带、录像带、光盘、底片、照片），按照《南京工业大学声像档案管理办法》，及时交校档案馆统一管理，为了保证声像材料收集工作的正常开展，学校实行声像材料先归档后报销的工作制度。
    四、有关部门和学院对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收时，必须通知档案馆相关人员参加。以便对应归档的文件材料进行审查验收、签署验收意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目不予鉴定验收、不予评奖、不予申报成果。
    五、学校档案馆应通过征集、代管、接受捐赠等形式管理本校个人在非职务活动中形成的重要文件材料，并注意向国内外征集与学校有关的各种档案资料，捐赠档案有突出贡献者，学校予以奖励。
    六、档案归档时间：党政部门和能按年度归档部门的文件材料在次年六月底以前归档；教学部门和能按学年度归档部门的文件材料应在次年寒假前归档；
    科研产品、基建等专项档案应在项目完成并通过鉴定、验收索赔期满后两个月内立卷归档；仪器设备档案在开箱验收后归档；人物类档案，由本人整理后可随时归档。
    接收档案必须办理交接手续，填写档案移交清单，一式两份，交接双方签名盖章后，各执一份备查。