第一条 为充分调动各有关方面的积极性，表彰先进，实现我校档案工作评定的科学化、制度化和规范化，推动我校档案工作的深入开展，根据我校的实际情况，特制订本办法。
    第二条 每两年对档案工作进行总结、评定，在全校范围评选先进集体、先进个人。
    第三条 先进集体的评定对象为学校下属各单位（部门），先进个人评定对象为全体专兼职档案员。
    第四条 评选条件
    一、先进集体条件：
    （1）认真学习邓小平理论、“三个代表”和科学发展观重要思想，坚持四项基本原则，贯彻党的各项方针政策。
    （2）重视档案工作，明确分管领导和兼职档案员，把档案工作纳入本部门工作计划，布置、检查、总结、验收部门各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
    （3）保证档案员有足够的时间开展档案工作，帮助其解决实际困难，支持档案员参加档案部门召开的会议及活动。
    （4）积极支持档案工作，提出合理化建议并被档案馆采纳。
    二、先进个人条件：
    （1）认真学习邓小平理论和“三个代表”和科学发展观重要思想，拥护党的各项方针政策，积极参加学校组织的各项政治学习与社会活动，有理想、讲奉献，有良好的职业道德，热爱本职工作，关心集体，团结协作，顾全大局,在群众中有较高威信。
    （2）热爱档案工作，态度端正，认真履行档案工作岗位职责。
    （3）在部门从事兼职档案工作两年以上现仍在岗。
    （4）做好平时预立卷，能注意平时文件材料收集工作，参照各部门归档范围和保管期限表分类存放，分类合理、利用方便，并注意声像、实物档案收集。
    （5）归档材料齐全完整，案卷质量符合要求，并在按规定的时间完成立卷归档任务。备考表填写完整，移交手续完备。
    （6）熟练使用档案管理网络操作系统，编辑目录、查询档案。
    第五条 以实事求是、评优奖优为原则，主要对两年中做出突出成绩的单位（部门）、个人予以表彰。
    第六条 评选工作在年初进行。每两年由学校档案工作委员会下发通知，组织开展评选工作。
    第七条 被批准授予先进称号者，由学校档案工作委员会颁发南京工业大学档案工作“先进集体”、“先进个人”证书，并给予一次性物质奖励。证书由学校档案工作委员会统一制作。
    第八条 南京工业大学档案工作“先进集体”、“先进个人”的评选由学校档案工作委员会统一领导并组织实施。 各类先进由所属单位（部门）组织评选推荐，受评选单位（部门）或个人填写推荐表，所属单位（部门）填写评定意见，加盖公章，报学校档案工作委员会审批。
    第九条 本办法由学校档案工作委员会负责解释。
    第十条 本办法自颁布之日起实施。