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南京工业大学电子文件归档与管理办法

作者： 时间：2019-11-04 点击数：

 
                        第一章  总则
    第一条  为适应学校信息化建设的需要，规范我校电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，充分发挥电子档案的凭据参考作用，根据国家档案局第6号《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894-2002）》等有关法规，特制定本办法。
    第二条  本办法所称电子文件指：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
    
                    第二章  管理体制和职责
    第三条  对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由学校档案馆负责。
    第四条  各部门的兼职档案员负责本部门电子文件的形成、积累、归档等全过程管理，要通过严格的管理制度和技术措施，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
    第五条  归档电子文件实行集中统一管理，学校档案馆配备专用设备，指定专人负责接收、管理电子档案，保证电子文件的有效识读，利用电子档案积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。
    
                 第三章  电子文件的收集、整理
    第六条  各部门在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应注意收集，定期制作备份，有条件的部门要及时刻录到光盘上脱机保存。盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，并妥善保管。
    第七条  主要收集积累定稿和正式版本的电子文件，其草稿可视情况由部门自行决定是否保存。对同一电子文件的不同稿本应以不同标识加以区别。电子文件稿本代码为：R－草稿性电子文件；U－非正式电子文件；F－正式电子文件；N－无纸电子文件。
    第八条  各种类型电子文件在收集时将其转换为通用格式（详见下表），不能转换的，应将相关文件一并收集。
    第九条  兼职档案员收集电子文件时要对电子文件标注一定的标记，如文件题名、形成日期、编号、稿本等，力求能够尽量反映文件的主要内容和特征。
    第十条  电子文件的载体主要有光盘、磁盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
                         第四章  电子文件的归档
    第十一条  电子文件的归档范围：主要参照各部门纸质文件归档范围。此外，各单位形成的有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件（网页）、数字化影像文件、声音文件、CAD图形文件等，也属于归档范围。
    第十二条  归档方式：本校电子文件的归档以物理归档为主，条件具备时再逐步实现实时逻辑归档。物理归档的基本要求是：
    （一）各部门兼职档案员要根据本部门纸质档案归档范围和形成的电子文件的实际情况，制定本部门电子文件的归档范围与归档计划。
    （二）各部门办理完毕的电子文件，在计划规定的期限内拷贝到磁盘或光盘上（推荐使用一次性光盘），载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号、硬件及软件环境等，如果要保密还要注明密级。不具备刻写光盘的条件的部门可提前与档案馆联系，通过网络传输到服务器的指定路径上。物理归档的电子文件仍要在部门计算机硬盘或光盘上保留至少一年方可销毁。
    第十三条  电子文件的初步鉴定：档案馆与部门兼职档案员共同检验归档电子文件的真实性、完整性、有效性，保证电子文件的内容结构等与形成时一致、无缺损、可理解、可利用，发现问题及时采取补救措施。
    
                     第五章  归档电子文件的移交
    第十四条  各部门一般在每年六月底前办理电子文件的移交归档，数据库文件等可视情况按月或按季度向档案馆移交归档。
    第十五条  档案馆接收归档的电子文件要对归档的文件载体及其技术环境进行检验，合格率达到100％时方可进行交接。检验项目包括：载体有无划痕；是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性和审核手续；核实登记表、软件、说明资料是否齐全。凡检验不合格的应退回形成单位重新制作。
    第十六条  电子文件移交时，须填写《南京工业大学归档电子文件目录》；如是数据库文件，还需填写《南京工业大学归档数据库文件主表/辅表结构登记表》，双方签字盖章。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案馆保存。
    
                       第六章  电子档案的整理
    第十七条  电子档案按载体类型和文件类别代码进行相对集中分类组织整理。
    第十八条 电子档案存放载体的编号方案为：存储载体类型代码－年度－文件格式代码－顺序号。
     存储载体类型代码为：GP－光盘；CP－磁盘；CD－磁带等。
     文件格式代码为： T－文本文件；I－图像文件；G－图形文件；V－影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；D—数据库文件；O－超媒体链接文件；P—计算机程序
    第十九条  档案馆负责编制电子文件的机读目录和简要检索工具。 
    
                  第七章  电子档案的保管、统计、利用、销毁
    第二十条  电子文件移交档案馆后，档案馆要制作三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存。
    第二十一条  归档电子文件的载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17℃—20℃；相对湿度控制在35%—45%，并远离强磁场。
    第二十二条  设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应进行电子档案的载体转换工作，原载体同时保留时间不少于3年。
    第二十三条  对电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于10%，发现问题及时采取恢复措施。
    第二十四条  磁性载体上的电子档案，每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。
    第二十五条  档案馆负责对电子档案进行检查、拷贝、转存、迁移并及时登记。
    第二十六条  封存的电子档案不得外借，利用时要使用电子档案的复制件，不得擅自复制电子文件。
    第二十七条  档案利用时要遵守保密规定，对具有保密要求的归档电子文件一般不在网上提供利用，需要以联网方式利用时，应严格遵守国家和学校的有关规定，采取稳妥的安全保密措施。
    第二十八条  利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。
    第二十九条  电子文件的保管期限参照我校纸质文件材料保管期限的有关规定执行。超过保管期限的电子档案在销毁时，需要请相关部门和档案馆共同审核，经有关领导批准后方可销毁。
    第三十条  属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
    第三十一条  档案馆应及时按年度对电子档案的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
    
                             第八章  附  则
    第三十二条  本办法由学校档案馆负责解释。
    第三十三条  本办法自2005年1月1日起施行。
    
                                             南京工业大学档案馆
                                            二○○四年十一月十八日
  
    附件1：
                               南京工业大学电子文件归档范围
    一、文本类
    1、属纸质档案归档范围的电子文件。
    2、研究生毕业论文及在校期间发表论文的电子版。
    3、《南京工业大学报》等校内出版刊物的电子版。
    4、其他有保存价值的电子文本文件。
    二、数据库
    1、全校教职工人事档案信息、教师成果信息等数据库。
    2、全校本科生、研究生、留学生、成教生、自考生招生录取学生基本信息、学生入学考试成绩等数据库。
    3、本科生、研究生、留学生、成教生、自考生学籍数据库、学习成绩数据库、奖助学金情况等数据库。
    4、本科、硕士、博士毕业生就业信息数据库。
    5、研究生学位信息、导师基本信息等数据库。
    6、全校仪器设备管理信息库，贵重仪器使用情况评价值数据库、实验项目数据库、实验室人员数据库等。
    7、获奖科研成果数据库，通过鉴定科研成果数据库，专利、各种科研基金科技合同管理数据库等。
    8、本校人员出国、出境、国际会议、聘请外国专家、授予外籍专家名誉称号、国际合作交流情况、外宾接待情况等数据库。
    9、房产管理、教职工住房情况等数据库。
    10、校内报刊刊登论文、出版书籍数据库。
    11、基建预决算管理信息数据库。
    12、各院系建立的师资信息、学术成果信息、校友信息等数据库。
    13、校友会校友信息数据库。
    14、档案馆建立的各类档案目录信息数据库、全文数据库、多媒体档案数据库等。
    15、全校党团员信息数据库等。
    16、其他有归档保存价值的数据库。
    三、多媒体类
    1、现代教育中心摄录的并已数字化的全校重大活动录像及校内新闻光盘。
    2、各单位形成的有保存价值的已数字化的录音、录像、多媒体光盘。
    3、各单位和教师自己制作的获奖多媒体课件。
    4、其他有归档保存价值的多媒体文件。
    四、图形、图片类
    1、各单位用数码相机拍摄的有归档保存价值的重要活动或任务的电子照片。
    2、其他有归档保存价值的图形、图片文件。
                              


    

       

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