声像档案是学校档案的一个重要组成部分，它具有客观、形象和真实的特点，能生动、具体地再现学校教学、科研、管理等方面工作成果，真实记录学校各个时期发展的面貌。和其它文字、图纸、实物档案一样，声像档案具有现实的查证作用，对学校历史的研究具有重要的参考利用价值，是学校重要档案资料和宝贵财富。为加强对我校声像档案材料的形成、积累、归档工作的管理，更好地开发利用声像档案信息资源，有效地服务于学校各项工作，特制定本办法。
第一章 基本原则
第一条 凡在学校各项工作中直接形成并反映学校教育活动和历史发展，具有保存利用价值的各种声像载体(照片、底片、幻灯片、投影反转片、录音带、录像带、光盘、磁盘、缩微胶片等)和配套文字材料，均属声像档案。
第二条 声像档案是学校财富之一，其版权属于学校，必须归档。
第三条 声像档案必须遵循声像载体的特点和规律进行特殊整理和特殊管理。形成声像档案的各部门，要按要求做好收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。对声像载体材料数量大、利用率高的部门可设立声像档案分室。其他部门的声像档案必须移交档案馆实行集中统一管理。
第四条 声像档案材料的形成、积累、归档是各部门的工作职责之一。各部门要根据声像档案的特点，把此项工作纳入到管理制度中，坚持“三纳入”、“四同步”的原则，大力开发信息资源，为提高我校教学、科研和管理工作水平服务。
第五条 声像档案工作应列入学校的发展计划，在经费、库房设备和人员配备等工作条件上予以保证。
第二章 归档范围
第六条 党政活动类：
1、历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会、人民代表选举及党政部门召开的重大会议。包括：开幕和闭幕式、领导讲话、代表发言、会议活动等各种声像材料。
2、校庆、教师节、重大纪念和庆祝活动、英模报告会、重要的检查、验收、评估等活动的声像材料。
3、建校以来主要领导任职期间的工作照、参加教学、科研等项活动的声像材料。
4、省级以上党政领导和社会知名人士来校活动场面(包括视察、参观、慰问、座谈、题字、题词)，国内有影响的教授、专家学者来访活动的声像材料。
5、校内各群众团体的重大活动，各民主党派、港澳台同胞、归国华侨等重要活动，以及学校授予校外人员名誉职务、称号的声像材料。
6、其它具有保存价值的声像材料。
第七条 教学类：
1、开学典礼、毕业典礼、领导和来宾讲话、师生代表发言等活动场面的声像材料。
2、各学院专科生、本科生、硕士生、博士生毕业合影照片，优秀毕业生照片。
3、知名教授和专家讲课、学生听课、论文答辩、实验、电化教学等声像材料。
4、有关学生实习、军训、社会调查、野外考察、社会实践、参加各种竞赛等活动的声像材料。
5、优秀教学奖、优秀教材奖评选及发奖大会场面的声像材料。
6、其它具有保存价值的声像材料。
第八条 科研学术活动类：
1、重大科技成果、科技交流、获国家级奖励的科研项目照片，科研成果评选及领奖仪式的场面，重点、大型科研课题评审、鉴定会场面的声像材料。
2、召开的国际性学术会议场面的声像材料。著名专家来校作学术报告的声像材料。
3、学校组织的全国性、全省性学术活动。学术年会(科技报告会)包括：大会开幕、闭幕式，大会发言、著名学者报告，本校专家学者参加国内外重大学术活动等声像材料。
4、参加省部级以上科技成果展览的声像材料及重大单项科技成果代表性声像材料。
5、其它具有保存价值的声像材料。
第九条 外事活动类：
1、本校与国外学校、团体签订联合办学协议、备忘录、合同场面的声像材料。
2、外国领导人、友好人士以及外国代表团来校参观访问和外籍人士赠送礼品的照片及其它声像材料。
3、外籍学生、教师、工作人员在校学习、生活、工作的声像材料。
4、学校领导及专家学者接待外宾、出国访问、讲学、进修、生活等活动的声像材料。
5、其它具有保存价值的声像材料。
第十条 产品、仪器设备类：
1、本校研制、试制、生产的产品样照和使用情况方面的声像材料。
2、价值10万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照。
第十一条 体育类：
1、历届运动会开幕式、闭幕式、领导讲话、运动员比赛场面的声像材料。
2、学校承办和主办的国际、国内赛事及比赛场面的声像材料。
3、运动队训练、比赛、学生课余体育活动等场面的声像材料。
4、兄弟院校来访、表演、比赛等场面的声像材料。
第十二条 艺术类：
1、学校师生员工创作的艺术作品照片，在各种报刊杂志上所发表的作品材料照片。
2、举办书画展场面的声像材料。
3、各种音乐团体来校演出，本校文艺团体演出剧照、演员合影等声像材料。
第十三条 校园建设类：
1、学校各个时期的校园环境。包括：校门、校牌、教学楼大楼、实验室、校园风光及学校重要的石碑、牌匾、塑像等声像材料。
2、学校重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型等声像材料。
第十四条 获奖类：
1、教学活动、科研成果、学校产品等方面获得的奖状及奖品照片。
2、获省部级以上先进集体、劳动模范、奖章及奖品等照片。
3、中央、省、市电台介绍和采访学校教授、学者的声像材料。
4、上级单位发来的贺电、贺信、学校获得的各类奖旗、奖杯、奖品、礼品等照片。
第十五条 人物类：
1、历任党委书记、校长及名人录的声像材料。
2、有关院士、博士生导师等名人声像材料。
3、国内外知名校友返校活动、捐赠仪式等声像材料。
第十六条 学校发生的重大事故、突发性事件和救灾抢险场面等声像材料。
以上各类归档材料，包括照片、底片、录音带、录像带、磁盘、幻灯片、缩微胶片、光盘等。
第三章 归档部门和归档要求
第十七条 凡能形成声像材料的部门，均为归档部门。现代教育中心设立档案馆声像档案分室，业务上接受档案馆的指导，每年定期向档案馆呈报声像档案总目录。各归档部门的照片档案可随交随归，也可在次年的六月底以前移交上一年的全部照片。其他声像载体方面的材料，在完成创作后二个月内向档案馆办理移交手续。
第十八条 院系毕业生合影（照片、底片、名单）于每年暑假前移交档案馆，院、系重大活动照片，可在活动结束后随时移交。
第十九条 学校重大活动声像档案，应在活动结束后一个月内向档案馆办理移交手续。
第二十条 凡属个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像载体材料，向档案馆归档者，一经采用，学校将给予适当补偿。
第二十一条 归档的声像材料必须是原版、原件，而且要求图像清楚，并加以必要的文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者）。归档时，材料形成单位应准确填写交接目录单，一式二份，由交接双方签字后，各备一份。
第二十二条 归档单位应将声像材料的收集、归档工作纳入各部门的职责范围，部门专(兼)职档案员应在部门分管档案工作负责人领导下，做好声像档案的平时积累工作，收集本部门形成的声像档案材料，摄录人员在材料完成后应按规定时间向档案馆归档，任何部门和个人不得据为已有。
第四章 声像档案的管理
第二十三条 声像档案按《南京工业大学各类档案工作规范》进行分类、编目、编制档号和排架。
第二十四条 声像档案库房应保证恒温、恒湿，避免磁场干扰，保持清洁，要特别注意防火，定期检查库房的“八防”，发现问题及时补救。
第二十五条 声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限应一致，需永久、长期保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制，母带(片)与复制带(片)保管方法亦应一致，必须专柜保管，并特别标明。
第二十六条 归档保存的声像档案，任何人不得私自移出、清洗、清磁和涂改，销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经主管领导审批，登记造册。
第五章 开发利用
第二十七条 档案馆应编制声像档案目录、计算机检索工具，为利用者提供方便条件。
第二十八条 建立借阅利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。
第二十九条 声像档案原版一般不得借出档案馆之外，如有特殊需要，经主管领导批准后，方可限期外借。
第三十条 在不影响保密的前提下，各单位可利用馆藏声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现有的声像档案。
南京工业大学
二〇〇四年三月四日
