根据国家档案局2000年发布的《归档文件整理规则》和2003年省档案局关于《江苏省<归档文件整理规则>实施办法》的文件精神，贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的方针，进一步推进我校归档文件整理工作的标准化、规范化、现代化。简便、高效、科学地开展文件归档工作，特制定《南京工业大学归档文件整理规则》，请各部门遵照执行。
一、归档文件整理原则
归档文件整理是指各立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。其整理原则是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
二、整理质量要求
归档文件的字迹应确保耐久性，禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久材料书写。归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。运用计算机及档案管理软件进行辅助整理工作。
三、整理方法
（一）件的确定
1、一般以一份文件为一件
2、文件正本与定稿为一件，正本在前，定稿在后
3、正文与附件合为一件，正文在前，附件在后
4、原件与复制件为一件，原件在前，复制件后
5、转发文与被转发文合为一件，转发文在前，被转件在后
6、会议记录、介绍信存根、成套的会议材料、报表、名册、图册等，一个自然本（册）为一件
7、重要文件的正文件与历次修改稿可各为一件
8、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件
9、正文与文件处理为一件，文件处理单置于相关文件之前，作为该件首页
10、同一年度内的同一事由的请示与批复合为一件，跨年度的各为一件，分别存在不同年，并且批复在前，请示在后
（二）装订
装订方式采用缝纫机踏线，订在文件左侧，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的可保持原貌不变。
（三）分类方法
归档文件采用“年度—机构—保管期限”分类方法，其中科研项目、基建项目、研究生学位档案以及教务处的学籍、课表、试题、毕业论文、教学成果采用“年度—问题—保管期限”分类方法。
（四）排列
归档文件一般按事由结合时间排列，同一事由中文件按先后顺序排列，事由间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件应分别排列在一起。
（五）编号
归档文件要加盖归档章，归档章采用红色印泥，盖在文件首页居中的空白位置上。归档章的式样：
全宗号：南京工业大学全宗号为3
年度：文件材料所在年份，如2003
机构：填部门规范中文简称，如党委办公室填党办
保管期限：一般为永久、长期、短期，参见《南京工业大学档案归档范围、保管期限》
件号：按文件的排列顺序，从“1”开始标注
页号：每件归档文件有文字图表的页面的总数
（六）编目
使用档案管理软件进行著录，按已设置的标准格式（A4竖式）打印出来。归档文件目录格式设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
归档文件目录式样：
件号：见前述
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者
文号：文件的发文字号
题名：文件标题。没有标题，应自拟标题，外加“[ ]”
日期：文件的形成时间
页数：见前述
期限：保管期限的简称。永久—永，长期—长，短期—短，绝密—绝，机密—机，秘密—秘，内部—内
备注：注释文件需说明的情况
归档文件目录每年装订成册并编制封面，封面设置全宗名称、年度、分类号等项目。
填写备考表。包括盒内文件情况说明（修改、补充、移出等）、整理人、检查人和日期，置于盒内文件最后。整理人：由兼职档案员签名，检查人：由部门分管档案工作的负责人审核后签名。
（七）装盒、排架
将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写档案盒盒脊，档案盒使用江苏省档案局监制的符合国家最新标准的无酸档案盒。
排列方法与分类方法一致，采用年度—机构（问题）—保管期限，每年形成的档案按机构顺序上架排列，便于管理。
（八）移交要求
1、收集范围参照《南京工业大学档案归档范围、保管期限》，建立预立卷，平时将材料妥善保管，注意积累。
2、对归档材料进行检查、核准，确保资料的齐全完整。检查参照件的确定。
3、档案资料收集齐全、检查无误后，在档案归档时间内，按要求进行分类、排列、编号、编目、著录、填写备考表，向档案馆移交，办理移交手续。
4、科研项目通过鉴定后归档，基建项目竣工后归档，教务处按教学年度归档，研究生学位档案学生毕业后归档。
此规则适用于本校以纸质材料为载体的各门类档案的归档文件。
四、本规则由档案馆负责解释。
南京工业大学
二〇〇四年三月八日
