南工档［2013］6号

        
第一章  总   则

    第一条  为了推进档案管理工作的规范化、制度化、科学化进程，根据《中华人民共和国档案法》以及国家有关学生管理工作的政策规定，参照省、市人事档案管理的有关条例，结合学生档案管理所具有的特殊性，特制定本办法。

    第二条  学生档案管理工作要贯彻“为人事工作服务，为经济建设服务，为广大学生服务”的指导思想，坚持维护其真实性和完整性，实行统一管理，遵守保密制度。

    第三条  本办法管理的范围包括本校国家计划招收的全日制普通高等教育本科生、研究生。

第二章  材料收集

    第四条  学生档案室负责学生档案的各项日常管理工作,各院及有关部门根据本单位职责范围负责材料收集、归档工作。要求做到及时、准确、完备。

    第五条  学生在校学习期间应该归档的材料包括以下内容：
    学习成绩材料、 鉴定材料、就业材料、奖励材料、违纪处分材料、组织发展材料、学籍变动材料、贷款材料及其他供组织人事部门参考的应当归档的材料。

 第三章  归档要求

    第六条  归档材料必须完整、真实。个人文字材料必须有本人签字，凡材料规定由有关部门审查盖章的，相关部门必须加盖公章。

    第七条  上交归档材料前，有关单位应标明学号，并按学号顺序由小到大排列。归档材料交接时，交接双方经办人经核对无误后履行签字手续，并注明承办单位及时间。

    第八条  各类材料只能用碳素墨水或蓝黑墨水书写，文字要清晰。

    第九条  如归档材料不符合归档要求，档案接收部门有权退回，由送交单位按要求重新组织办理。

第四章  档案查阅

    第十条  因工作需要，以下人员可查阅档案：

    1.与学生管理有关的职能部门负责人或经办人；

    2.各院分管学生工作的负责人、学工办主任、班主任、辅导员（仅限本学院的学生档案）；

    3.校外单位人事部门来人。

    其他人员未经批准，不得借阅学生档案。

    第十一条  所有档案查阅人员必须按规定履行查阅登记手续，并注明查阅事由。

第五章  档案转递

    第十二条  档案的转递由学生档案室负责统一办理，一般必须通过机要局进行或学校派专人送取，不得由学生本人自带。

第六章  纪律要求

    第十三条  任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。

    第十四条  任何人查阅档案时，必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外公布档案内容。因工作需要须摘记档案内容时，应经管理部门同意，并履行登记手续，摘记材料要妥善保管，不得随便乱放。

    第十五条  档案一般只能在学生档案室查阅。如因工作需要必须借出使用时，应说明理由，经档案管理部门负责人批准后，方可办理借出手续，办理借出手续时应注明借期并保证按期归还。

    第十六条  未经批准，任何单位不得私自扣留应归档材料。任何单位或个人无权截留或扣发按规定应转递的学生档案。

    第十七条  档案材料的提供部门应按规定的时间和要求上交归档材料，如因归档不及时或不符合要求给学生带来不利影响，视情节追究有关人员责任。

    第十八条  档案工作人员应忠于职守，遵守纪律，根据档案管理规定开展各项工作，如利用职务之便不按规定操作，由其主管部门视情节追究责任，情节严重构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

第七章  附  则

    第十九条  本办法由学校档案馆负责解释。

    第二十条  本办法自发布之日起执行。   

                                                                                              档 案 馆

                                                                                       2013年9月28日