第一章 总 则
第一条 为了加强学校档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，推进学校治理体系和治理能力现代化，为学校各项事业服务，依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》等法律法规和规章制度，结合我校实际制定本办法。
第二条 从事学校档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动，适用本办法。
本办法所称档案是指学校在从事招生、教学、科研、管理、基本建设等一切办学实践中直接形成的对师生员工、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 按照党管档案的原则，坚持学校党委对档案工作的领导。学校加强对档案工作的管理，把档案工作纳入学校整体发展规划、纳入工作计划、纳入考核评价工作体系；将档案工作与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。
第四条 档案工作实行统一领导、集中管理的原则，维护档案完整、准确与安全，便于利用。
第五条 学校师生员工都有保护档案的义务，享有依法利用档案的权利。
第六条 学校鼓励和支持档案学术研究，加强档案宣传教育，增强师生的档案意识。
第二章 档案机构及其职责
第七条 学校成立由分管档案工作的校领导为主任委员，党办、校办主任为副主任委员，相关职能部门主要负责人为委员的学校档案工作委员会，作为学校档案工作组织、协调、评价、监督的机构，定期召开档案专题工作会议，研究问题、协调工作、推进落实、评价监督。
第八条 档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是负责永久保存和提供利用学校档案的业务机构。档案馆的工作职责是：
（一）贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度及业务规范，并负责贯彻落实；
（三）对学校各单位的档案工作进行指导和监督；
（四）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（五）编制档案检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（六）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作，开展学校档案工作的信息化管理与服务；
（七）开展档案的开放和利用工作；
（八）建立学校档案工作网络，开展学校专兼职档案人员的业务培训；
（九）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化育人功能；
（十）开展档案学术研究和交流活动。
第九条 档案馆工作经费单独立项，列入学校年度经费预算。经费预算项目根据工作需要确定，除日常工作经费以外，适时设立专项经费。
第十条 学校为档案馆配备专职档案工作人员。专职档案工作人员列入学校正式在编人员，其编制人数由学校根据档案数量和工作任务确定。
专职档案工作人员应遵纪守法、忠于职守，具备相应的专业知识与技能，并定期参加业务培训，其中档案专业技术人员，按照国家有关规定评定专业技术职称。
第十一条 学校档案工作网络由各单位分管档案工作负责人及兼职档案员组成。各单位分管档案工作负责人分管本部门档案工作，兼职档案员具体承办本单位档案的收集、整理和移交工作。兼职档案员应保持相对稳定。
第三章 档案的管理
第十二条 学校建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度。
第十三条 学校档案一般分为党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、产品生产类、出版物类、外事类、会计类和人物类等。学校参照国家相关规定，根据实际情况确定归档范围和保管期限。
归档的文件材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）、实物等各种载体形式。
第十四条 建立健全文件材料的归档制度。应归档的材料，各单位必须按照规定，定期向学校档案馆移交档案，集中管理，任何单位和个人不得以任何借口拖延、拒绝归档或者据为己有。
第十五条 档案馆除按照规定接收移交的档案外，还可以通过捐赠、购买、代存等方式收集档案。
第十六条 档案馆应做好与学校有关的各种档案史料的征集工作，做好以重大校史事件、校史名人及学校重大建设成果等为主题的特色档案资源建设。
对具有重要保存价值或文物价值的档案，难以征集到原件的可采用复制件（品）或目录收存。
第十七条 归档时间：
（一）文书类档案在第二年6月底以前归档；
（二）教学类档案在第二学年寒假前（一般在1月底前）归档；
（三）科研、基建档案在项目完成后两个月内归档；
（四）人物类档案，由本人整理后可随时归档；
（五）会计类档案由财务部门整理归档。当年形成的会计档案，在财务部门会计档案室存放满一年后，于每年6月底前移交档案馆统一保管；
（六）对于反映学校重大活动、重要事件、重要会议等的声像档案，及时移交档案馆统一保管。
第十八条 档案馆接收文件材料必须办理交接手续，填写档案移交清单，一式两份，交接双方签名盖章后，各执一份备查。
第十九条 档案馆应建立科学的管理制度，对归档材料进行科学的整理、分类、编号、著录、数字化、排架、编制检索工具等，以便于利用。
第二十条 学校应按照国家有关规定配置适宜档案保存的库房、业务用房和必要的设施、设备，确保档案安全。采用先进技术，实现档案管理现代化。
档案库房、办公用房、档案阅览室分开独立配置。
对涉密等特殊门类的档案，设立专门库房。
第二十一条 档案馆应建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。
第二十二条 涉及国家秘密的档案的管理和利用、密级的变更和解密，应依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。
第二十三条 禁止篡改、损毁、伪造档案，禁止擅自销毁档案。档案馆对保管期限已满的档案，由档案馆、有关业务部门组成鉴定工作组予以鉴定。对经鉴定已失去保存价值的档案，登记造册并报分管档案工作的校领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十四条 档案馆应采用先进保护技术，防止档案破损、褪色、霉变。对已经破损或者字迹褪色的档案，及时修复或复制。对破损、褪色后修复的档案及时数字化加工成电子档案保管。
第二十五条 档案馆委托数字化和开发利用等服务的，应与符合条件的档案服务企业签订委托和保密协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督。
受托方应建立档案服务管理制度，遵守有关安全保密规定，确保档案的安全。
第二十六条 档案馆工作人员调离岗位或退休时，做好工作交接手续。交接双方必须按档案目录，逐一清点档案实体，并填写交接清单，交接清单需经双方签字及档案馆负责人确认。
第二十七条 档案馆应建立各类档案管理台账，及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据。认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定，向上级部门报送档案工作基本情况统计年报。
第四章 档案的利用与公布
第二十八条 档案馆应当按照国家有关规定对外公布档案目录，未经学校授权，其他任何组织和个人均无权公布学校的档案。馆藏档案属下列情况之一者不宜开放：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利或技术秘密等知识产权的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十九条 档案馆应加强档案阅览室的建设，配备有效的阅览和复制设备，提供全宗指南、档案馆指南和各种检索工具，为利用者提供便利。
第三十条 凡持有合法证明的单位或者持有效证件的个人，在利用档案的目的和范围符合规定并履行相关登记手续后，均可以利用已开放的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第三十一条 档案馆提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应经档案馆负责人批准。
档案原件原则上不得外借，如有特殊情况必须经档案馆负责人批准并办理手续，借用后应及时归还，借出时间一般不超过3天。对借出的档案，档案工作人员要定期催还，并负责清点、检查归还档案的完好情况。
第三十二条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题及知识产权问题，应经档案形成单位或本人同意。需要利用的档案涉及重大问题，应经分管校领导批准。
涉密档案利用应履行审批登记手续，查阅人员应符合密件规定的知悉范围。查阅涉及国家秘密的档案，应经保密工作部门批准。
第三十三条 向档案馆移交、捐赠档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对该档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应予以支持。
第三十四条 档案馆是学校出具档案证明的唯一合法机构。加盖档案馆专用章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十五条 档案馆应加强档案编研工作，大力开发档案信息资源，根据学校和社会的需要，有计划地对档案资料进行研究，编辑出版各种汇编资料和编研成果。
第三十六条 学校鼓励档案馆发挥档案的文化育人功能，利用馆藏资料通过专题展览、媒体宣传等活动开展档案宣传教育工作。
第五章 档案信息化建设
第三十七条 学校应将档案信息化纳入学校信息化发展总体规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等数字档案资源的安全保存和有效利用。
档案馆应加强档案信息化建设，采取措施保障档案信息安全。
第三十八条 积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统、智慧校园等相互衔接，实现学校数字资源的共享和利用。
第三十九条 电子档案应来源可靠、程序规范、要素合规。
电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证。
第四十条 学校努力推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的档案，应对档案原件妥善保管。
第四十一条 各单位电子档案应实时或定期通过符合安全管理要求的网络或存储介质向档案馆移交。
第四十二条 档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用，条件成熟时可以建设数字档案馆。数字档案馆建设应符合国家信息化建设相关要求以及档案行政管理部门制定的相关规定和标准。
档案馆对重要电子档案进行异地备份保管。
第六章 监督检查
第四十三条 档案馆应配合档案主管部门做好各项检查：
（一）档案工作责任制和管理制度的落实情况；
（二）档案库房、设施、设备配置使用情况；
（三）档案工作人员管理情况；
（四）各类文件材料的归档齐全率、完整率、及时性；
（五）档案安全保管、提供利用等情况；
（六）档案信息化建设和信息安全保障情况；
（七）对所属单位档案工作的监督和指导情况。
第四十四条 档案馆发现存在档案安全隐患的，应及时采取补救措施，消除档案安全隐患。发现档案损毁、信息泄露等情形的，应及时向档案主管部门报告。
第四十五条 任何单位和个人对档案的违法行为，有权向档案主管部门和有关机关举报。
第七章 奖励与处罚
第四十六条 学校应建立档案工作的检查、考核和评估制度，对于在档案工作中做出下列贡献的单位或个人给予表彰与奖励：
（一）在档案收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要或珍贵的档案捐赠给档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为斗争，表现突出的。
第四十七条 有下列行为之一的，学校依据有关法律法规对直接负责的主管人员和其他直接责任人依法给予处分；造成财产损失或其他损害的，可根据档案价值和数量，责令赔偿；构成犯罪的，依法追究责任：
（一）丢失属于学校所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有及应保密的档案的；
（三）买卖或者非法转让属于学校所有的档案的；
（四）损毁、篡改、伪造档案的；
（五）将档案出卖、赠送给外国人或外国组织的；
（六）不按规定归档或不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；
（七）不按规定向社会开放、提供利用档案的；
（八）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；
（九）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；
（十）档案工作人员玩忽职守造成档案损毁、灭失的。
第八章 附 则
第四十八条 本办法由档案馆负责解释。
第四十九条 本办法自发布之日起施行。
