1 总则
本细则贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展学校归档工作，保证归档文件的齐全完整，保管期限划分准确。本细则所称归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。学校各门类档案的归档文件的整理均可按照本细则执行，会计档案等有特殊规定的，从其规定。
2 整理原则
归档文件整理是指归档文件以件为单位，进行组件、分类、装订、排列、编号、编目、装盒、排架，使之有序化的过程。归档电子文件应包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等。
归档文件整理原则应当遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；区分不同价值，便于保管和利用；保证纸质文件和电子文件整理协调统一，便于档案管理系统软件的管理。
3 纸质归档文件的整理要求
3.1 组件
一般以每份文件为一件；文件正本与发文稿纸、定稿为一件，正本在前，发文稿纸和定稿依次在后；正文与附件为一件，正文在前，附件在后；原件与复制件为一件，原件在前，复制件后；转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转件在后；正文与文件处理为一件，文件处理单在前，收文在后；
来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，如超过两件的，分别作为一件，复文在前，来文在后；会议记录、介绍信存根、成套的会议材料、报表、名册、图册等，一本（册）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
正本与翻译本为一件，中文本与外文本为一件，中文在前，外文本在后；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，将记载修改过程的定稿与正文、发文稿纸为一件。
3.2 分类
同一全宗应当保持分类方案的一致性和稳定性，学校归档文件采用“年度—机构（问题）—保管期限”分类方法。科研项目、基建项目、研究生学位档案以及教务处的学籍、课表、试题、毕业论文采用“年度—问题—保管期限”分类方法。
文件按其形成年度分类。跨年度以文件签发日期为准；对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年；当几份文件为一件时，以装订在最前面的文件落款日期为准；当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在备注项加以说明。
3.3 修整与装订
归档文件装订前，应按照要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品；已破损的应予以修复，字迹模糊或易褪变的应予复制；对于基建图纸等幅面过大的文件应进行折叠。
归档文件按件装订，装订后文件平整，有利于保护和管理。装订方式采用不锈钢订书钉在文件左侧，文件较厚的采用“三孔一线”装订；已成册不易拆钉的可保持原貌不变；保管期限为10年的文件材料可保持原装订方式不变。
3.4 排列
归档文件一般按时间结合事由排列；同一事由中文件按先后顺序排列；会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件可以集中排列。
3.5 编号
归档文件要加盖归档章并填写相关内容，归档章采用红色印泥，加盖在文件首页上端居中或其他空白位置。学校档号结构为：全宗号－年度－机构（问题）－保管期限－号，归档章式样：
全宗号：南京工业大学全宗号为“3”；
年度：文件形成年度，如“2015”；
机构：使用部门规范化中文简称，如“党办”；
保管期限：填写永久、30年、10年，参见《南京工业大学文件材料归档范围和保管期限表》；
件号：按文件的排列顺序，从“1”开始标注；
页号：每件归档文件有文字图表的页面的总数。
3.6 编目
归档文件应逐件编目，并依据档号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。归档文件目录式样：
序号：填写归档文件顺序号；
档号：按照“（五）编号”编制；
文号：文件的发文字号；
责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者；
题名：文件标题。没有题名或题名不规范的，应自拟标题，外加“[ ]”号；
日期：文件形成时间；
密级：按文件实际标注情况填写，没有密级不标识；
页数：每一件归档文件的页面总数，有图文的页面为一页；
备注：注释文件需说明的情况，凡属公开性文件在此栏标注“公开”。
归档文件目录应按年打印装订成册，编制归档文件目录封面，封面设置全宗号、全宗名称、年度、机构或问题。归档文件目录封面式样：
3.7 装盒、排架
将归档文件按顺序装入档案盒，填写档案盒盒脊及备考表，档案盒使用江苏省档案局监制的符合国家标准的无酸档案盒。
填写备考表。包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期，置于盒内文件最后。整理人：负责整理归档文件的人员签名或盖章，检查人：部门分管档案工作的负责人签名或盖章。
上架排列方法与学校归档文件分类方案一致，按年度－机构（问题）－保管期限，每年形成的档案按机构序列上架排列，便于实体管理，避免频繁倒架。
4 归档电子文件的整理要求
归档电子文件整理，使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894等标准的“南大智星档案管理系统”。
归档电子文件按纸质归档文件的组件、分类 、排列、编号、编目的一般要求进行整理。
归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等标准执行。
5 附则
本细则由学校档案馆负责解释。
本细则自颁布之日起施行。
