第一条 为有效收集散落于校内外社会机构与个人手中、具有保存价值的实物档案，拓宽捐赠渠道，优化馆藏结构，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等相关规定，结合我校实际情况，特制定本办法。

第二条  本办法所称实物寄存，是指物品所有权人（以下简称“寄存者”）将其合法拥有的、符合本办法收录范围的实物，自愿委托学校档案馆进行无偿保管的行为。

第三条 寄存范围

寄存的实物应属于南京工业大学（含南京化工大学、南京建筑工程学院及其前身）各办学时期产生的，具有较大历史价值和典型代表性的物品。具体范围包括但不限于：

1.重大活动类：国家、省市领导人、社会知名人士及重要外宾来校视察、访问、讲演形成的照片、视频、讲稿、题词、纪念品及相关报刊等；受到各级领导人接见的集体或个人工作合影。

       2.人物纪念类： 学校历任主要负责人、知名教授的照片、聘书、证书、论著、手稿、日记、信函、获奖材料原件，以及其在校期间使用过的具有纪念意义的物品。

3.重要成果类：师生员工参加国内外重大社会活动、学术活动、重要赛事的资料、照片、作品、奖品、纪念品、证书等。

4.荣誉表彰类：学校集体或个人获得省、部级以上表彰的奖杯、奖状、奖章、荣誉证书等。

5.校园记忆类：反映各时期校园风貌的老照片、匾额；历届毕业生合影、纪念册、师生赠言题录；带有老校名印记的校标、校徽、纪念章、校牌；早期的毕业证书、学位证、学生证、借书证、记分册、录取通知书、毕业派遣证、饭（菜）票等。

6.教学史料类：学校教职工主编的教材、专著、译著；早期教师的备课手稿、教学笔记、自制教具、模型；早期学生的作业本、师生的往来信件等。

7.科研转化类： 具有代表性的科研成果转化合同、协议书、图纸、专利证书、现场照片等。

8.口述历史类：能够反映学校特定历史背景的回忆录、访谈录、专题调研等史料。

9.其他具有重要史料价值与陈列价值的实物。

第四条 寄存方式与权益

1.寄存者自愿将实物及资料交付档案馆，档案馆提供无偿保管服务。

2.双方需签订书面寄存协议，原则上寄存期限不少于二十五年。

3.视寄存实物的价值与数量，档案馆可向寄存者颁发《实物寄存证书》或《收藏证书》或赠送复制件等，以示感谢与纪念。

第五条 寄存程序

1.提供寄存实物时，应附上简要的文字说明，包括时间、地点、事由、涉及人员的姓名及时任职务等基本信息。

2.档案馆常年征集，寄存者可通电话、面谈或网上留言等方式与档案馆联系，办理移交手续。

3.对于年事较高或行动不便的老同志，档案馆可派专人上门协助办理移交与记录整理事宜。

第六条 利用与管理

1.寄存在档案馆的实物，归寄存者所有，档案馆公布或提供他人利用寄存实物时，必须事先征得寄存者的同意。

2.向档案馆寄存实物的单位和个人，享有优先使用权，并对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。

3.对所有寄存实物，档案馆将进行专业鉴定、登记造册，并办理规范的接收手续，确保实物得到妥善管理与保护。

第七条 附则

本办法由档案馆负责解释。

南京工业大学档案馆

2025年11月11日