一、总体要求

1、内容全面、客观、准确。即时间、地点、单位、人物、事件、原因、结果、数字、引文等都要表达准确，用事实、数据客观说明事业发展。

2、文风朴实。要直陈其事，不讲空话套话，不要有过多的形容和描写，不要滥用有强烈情感色彩的话，要着重写实践实绩。

3、语言准确、规范、简洁、明了、平实。要讲究语法，避免逻辑错误和语法错误；要恰如其分地准确反映条目内容；要字斟句酌，挤干水分，提高信息密度。

二、文字表达

1、文字叙述，在句式上，多短句，少长句；多主谓句，少定语、状语、补语等附加成分；多实词、少形容词、感叹词。

2、使用缩略语，第一次出现时要用全称。

3、已有译名的不用外文名，如Internet应用“因特网”；不用中外文混用的名词，如“CAD设计”应用“电子计算机辅助设计”等。

三、特定词语的使用

1、要站在学校的角度编写年鉴。除专文外，一律不用“我校”、“我处”、“我院”等称谓，应直书校名、处名、院名等。

2、在同一编写单位中，第一次出现的组织机构、重要会议和文件名称等应用全称，后面可用简称。

3、涉及人名时，一律直书其名，不用“同志”、“先生”等称谓，必要时可加上职务、职称、学衔等，如“书记”、“教授”、“博士”等。

4、在时间表述上，应明确说明年、月、日，不用“今年”、“去年”、“近几个月来”等含混不清的表达方式。

四、数字的书写

1、年代、年、月、日和年龄，一律用阿拉伯数字。如“1997年10月1日”等，“1997年”不能写作“97年”。

2、月份、星期一律用汉字，如八月份、星期五等。

3、记数和计量（包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等）的基数词一律使用阿拉伯数字。统计指标的计量单位执行国家标准《国际单位制及其应用》。年鉴中的计量单位要让读者易懂，且达到易看易读易写易记和通用。

4、名词、专用词、词组、习惯用语、缩略语、修饰语中的数字用汉字，如十六届三中全会等。序数词一般也用汉字，如“第一次”、“一是……二是”等。

五、标点符号

1、著作、文章、文件和报刊名称等均用书名号，简称时也用书名号，不能用引号。如《南京工业大学“十二五”发展规划纲要》，不能写作“纲要”，应写作《纲要》。在目录和表格中罗列书名号，则不加书名号，以书名作标题时也不加书名号。

2、年代的起止号用“~”，不用“—”字线，如“2005~2010”；地名的起止号用“—”字线，不用波折号，如“南京—上海”。

3、用数字简称的会议、组织、事件、运动、节日、型号等词组，一般不加引号，只有特定的称谓才在数字上加引号，如“十二五”规划，不写作“十二五规划”，上级授予的荣誉称号，获得的荣誉证明，也不加引号。

六、图表、照片

1、统计图表用以展示部门发表变化的主要指标。图表中的统计数字应与条目内容口径一致。

2、照片应主题突出，层次清晰，构图明快，对比度恰当，一般不用印刷品。照片应加文字说明，并注明摄制人姓名。

3、表格一律用开口式，即表的左右两边不划纵线。表中不留空白格，制表时缺某一数字时，应用符号“—”表示。表的右上角注明计量单位。

4、数据统计截止日，参见统计表下的注释。原则上，按学年度统计的数据，截止日为该年9月1日，并在注释中注明；按自然年度统计的数据，截止日为该年12月31日，注释省略。

七、补充材料要求

各部门、各单位应根据当年实际情况进行材料补充，其内容，要选取当年的工作重点；具有全局性或历史性影响的大事；反映事物新进展、新特点和具有借鉴启示意义的经验教训；具有代表性和典型意义的事物；预示事物发展新趋势和新方向的典型经验和做法；师生员工关注的热点和产生重大影响的人或事；有史料价值、知识价值、参考价值的内容。